導入事例

イベント業  導入事例

SAMEPAGE GROUP
株式会社ニューズベース

〒150-0001
東京都渋谷区神宮前6-17-11菱進原宿ビル9F
http://www.newsbase.co.jp/
設立：1989年3月
事業内容
・イベントのトータルプロデュース
・各種イベント事務局

【20年以上の豊富な実績にもとづく、イベントのトータルプロデュース】

- 御社の事業内容と強みを教えて下さい。
細島様：当社は1989年に設立し、以来20年以上イベント業に携わってきました。見本市・セミナー、博覧会、シンポジウム、展示会出展のサポートなど、幅広い分野で数多くの実績があります。その中でも当社は、ビジネスカンファレンスや、会社説明会・入社式といった新卒採用関連のイベントなど、比較的フォーマルなイベントを数多く手がけ、得意としているのが特徴です。
今年にはISO9001も取得予定です。イベント制作会社は、とかく属人性が強い、というイメージをお持ちの方も多いと思いますが、担当者によってアウトプットに差がある、という状況を避け、お客様にご提供するサービスの品質を高く一定にしようと考えています。ISO取得のコンサルティングを行う方からも、イベント業の会社で、そういう取り組みを行う会社はこれまでにない、と聞いたこともあります。質の高いイベントプロデュース事業を通じて、「人と人が触れ合うコミュニケーションの場」を数多く生み出していく、というのが当社の理念であり、強みですね。

【複数システムの一元化、月次決算の早期化が課題】

- ZAC導入前の課題はどのようなことだったのですか？
 
渡辺様：以前は、売上と仕入の管理をそれぞれ別々のシステムで運用をしていたので、ひとつのイベント案件で発生する売上と仕入が連動していない状況でした。そこで、売上・仕入の情報をさらに別のシステムに入力をして、それらを一つにまとめた収支がわかるようなシステムを導入していました。売上や仕入を立てる際には、紙ベースでの承認フローも設けていて、承認が通ったものは一覧システムに入力する、という運用を行っていました。
でも、この運用方法ではどうしても数字の発生時点と入力時点とでタイムラグが発生してしまうため、システムに入力されている数字と現実の数字に若干の誤差がありました。この複数のシステムを一本化したい、というのが一番の課題でしたね。また、入力されている数字の整合性にもやや不安がありました。運用のルール上では、案件の数字を確定させる締めのタイミングを設けていましたが、システム上では後からの操作が可能だったので、一年前の案件にも原価が追加できてしまうような状況でした。また、管理しているシステムが複数あるため、どの数字が一番正しいの？ということも稀にありました。
細島様：その他、月次決算を早めたいというニーズもありました。以前は、当月末に締めた数字が翌月の後半に確定するようなこともありました。月次の締めを早めると同時に、翌月以降の数字の見通しもある程度見えるようにしたい、というのも課題でしたね。

【ZAC採用のポイントは、柔軟性の高いWebシステムだったこと】

- 『ZAC』を採用されたポイントは？
細島様：ZAC以外にも、「広告業向け」と銘打ったパッケージソフトをいくつか検討はしていましたが、最終的にはZACに決めました。コスト面の優位性も大きな決め手でしたが、当社の業務にあわせて機能や画面構成を柔軟に変更できることや、外部からのアクセスも可能なWebシステムだったことなど、柔軟性が高い点を評価しました。

【売上と仕入が紐づき、イベントごとの収支がリアルタイムに確認できる】

- ZAC導入後、どのような点が効果として見えてきましたか？
渡辺様：そうですね。いくつか効果はあらわれています。まず、売上や仕入が発生すると、それらがすぐシステムに反映されるので、案件の収支など重要な数字をリアルタイムで見ることができるというのは大きなメリットでした。案件の売上と仕入が一覧でき、イベントごとの収支が確認できるので、数字の意識がついてきている社員もいますね。

【アラート機能によって、月次決算が大幅に早期化】

渡辺様：月次決算も、月末絞め後、翌月10日には締められるようになりました。以前に比べてだいぶ早くなりましたね。ZACの運用上、この日までには数字を確定させなければいけない、というルールを設けていて、未処理のものについては担当者に対してアラートが発生するような設定にしているので、社員全員が締めを意識するようになったからでしょうか。このアラート機能のおかげで、頭で把握しきれない処理も確認できるようになりました。請求書が未着の案件などにもきめ細かに対応できているので、処理漏れは確実になくなりましたね。
- ZACのアラート機能については、当社の社員も助けられています（笑）。その他の機能についてはいかがでしょうか？
渡辺様：内勤のスタッフについては日報機能を利用していますが、有給の残日数の確認や、休暇の申請などはすごく便利な機能ですね。このあたりは今までずっとExcelを使っていたので、だいぶ楽になりました。その他、ワークフロー機能を利用して、各種申請書類のフォーマットをＺＡＣ上で管理しています。稟議書などは、内容を記入後にファイルをアップロードして、部門長や上長が決済する電子承認のフローに流す運用を行っています。

【現場からは「楽しい！」という声も　　業務をアシストする各種機能】

- 社員様の業務に何か変化はありましたでしょうか？
渡辺様：最近ZACの運用ルールを変更しまして、これまで一部の社員だけが利用していた案件の受発注にかかわる機能を、社員全員が利用するようになったんです。最初は不慣れな様子がちらほらと見受けられましたが、慣れてくると「面白い！」という声を聞くこともありました。見積書の作成機能をつかって、見積書のフォーマットを自分の好みにあわせて変えてみたり、過去の見積書の履歴から引用してみたりと、楽しんで使用している社員もいますよ。
細島様：また、申請・承認の業務も早くなりました。社内にいることが少ない社員にとっては、ネット環境で外部から申請・承認を行えるというのはやはり便利なようで、その部分はかなり業務効率があがったのではないでしょうか。

【アウトプット帳票の出力をさらに追求していきたい】

- 今後の活用プランをお聞かせください。
渡辺様：ZACには予実対比の帳票を出力する機能がありますが、これはシステム導入前からあったらいいなと思っていた機能なんです。でも、実際にはまだ十分に使いこなせていない気がしています。経営会議などでそのまま使えるような帳票を出せるのが理想ですが、現状ではまだそこまでに至っていない状況ですので、各種帳票の出力についてはもう少し工夫をしていきたいと考えています。オロさんから帳票の便利な使い方、などのレクチャーが受けられれば、とてもうれしいですね。
- アウトプット帳票についてのご要望は、多くのお客様から頂くご意見なので、ぜひ検討をさせていただきます！その他、ZACに欲しい機能要望があればお教え下さい。
細島様：当社は関連会社がいくつかあって、各社でZACを利用していますが、グループ企業内における連携機能がもう少し充実していたらいいかもしれませんね。会社ごとに違うURLのZACにアクセスをして利用していますが、それら複数のZACに入力されたデータを統合させた帳票などが簡単に出せる機能などがあれば嬉しいです。
本日は貴重なご意見ありがとうございました。

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